Ikvienam uzņēmējam ir būtiski līdz sīkākajām detaļām izprast ražošanas plūsmu un to dokumentēt. Kāpēc ir svarīgi pierakstīt? Bieži uzskatām, ka daudz zinām un ka viss ir skaidrs, bet, tiklīdz ikviens process pierakstīts, tā iespējams ieraudzīt iepriekš nepamanīto. Vizualizēšana palīdz saskatīt nepilnības un kritiski paraudzīties uz šķietami pašsaprotamiem procesiem. Tādējādi iespējams izprast, vai uzņēmējs tik tiešām zina visu un pietiekami detalizēti. Uzņēmuma procesu analīzi ieteicams veikt ar kādu kopā, jo tādā veidā iespējams veiksmīgāk tos izpētīt, pamanīt kļūdas, kā arī meklēt jaunus risinājumus.
Ērtāk un vienkāršāk veikt uzņēmuma procesu analīzi palīdzēs līmlapiņas. Uz katras lapiņas jāuzraksta viens process, izkārtojot secīgā kārtībā. Veicot procesu analīzi, nepieciešams detalizēti dokumentēt dažādus uzņēmumā izmantotos resursu veidus: iekārtas - būtiski pievērst uzmanību jaudai un izmantošanas laikam; darbaspēku - jāanalizē, cik cilvēku iesaistīti katrā procesā, vai viens cilvēks var iesaistīties vairākos procesos, cik daudz laika tiek patērēts, veicot katru no ražošanas darbībām; telpas - pat ja tiek izmantotas uzņēmuma paša telpas, jāatceras par to izmaksām; enerģiju - svarīgi izmērīt enerģijas patēriņu katram procesam atsevišķi, uzliekot kontroles mērītājus, tāpat, ja tiek izmantotas personīgās telpas, patērētā enerģija jāiekļauj izmaksu aprēķinos.
Pēc tam kad apzināti visi resursi un to izmantošana, jāizprot katrs uzņēmuma ražošanā īstenotais process un tas, ko iespējams mainīt, lai uzlabotu efektivitāti. Ražošanas procesos gandrīz vienmēr ir kļūdas, tāpēc uzlabot tos var nepārtraukti. Lai izvairītos no kļūdām visā saražotajā partijā, kvalitātes kontroli nepieciešams veikt ražošanas procesa sākumā, tādā veidā ietaupot ievērojamu daudzumu resursu.
Domājot par procesu optimizēšanu, vērts pārskatīt plūsmas loģiskumu jeb posmus, kuros notiek kvalitātes kontrole, iekārtu izvietojumu, resursu izmantošanu, pārliecinoties, vai vienlaikus iespējams veikt vairākus procesus.
Preces pašizmaksu ir būtiski aprēķināt, lai varētu noteikt produkta vienības izmaksas un vēlāk arī tā pārdošanas cenu. Tāpat, zinot produkta vienības izmaksas, iespējams salīdzināt dažādu produktu un partiju pašizmaksas. Saprotot, kurš no procesiem ir dārgāks, var plānot izmaksu samazinājumu. Gadījumos, kad konkurenti pārdod savu produkciju lētāk, uzņēmējs var izanalizēt izmaksas un to, kā tās iespējams samazināt.
Izmaksu aprēķinā nepieciešams iekļaut gan tiešās izmaksas, kas atkarīgas no saražotās produkcijas daudzuma, piemēram, izejvielas, pamatstrādnieku algas, gan netiešās izmaksas - ražošanas vispārējās izmaksas, piemēram, iekārtu remonta izmaksas, apdrošināšanas maksājumus, ražošanas administrācijas algas.
*SIA Fristads Kansas Production finanšu direktore un Nordea biznesa skolas lektore