Uzņēmumiem profesionālu darbinieku piesaistīšana un noturēšana var būt izaicinoša, un līdz ar to sasniegt biznesa mērķus kļūst aizvien grūtāk. Šādos apstākļos risinājums meklējams, ceļot darba efektivitāti, atslogojot darbiniekus no manuālām darbībām un ļaujot fokusēties uz darbiem ar lielu pievienoto vērtību, kas savukārt veicina mērķu sasniegšanu.
Pavērojiet, ar ko ikdienā nodarbojas jūsu kolēģi!
Uzdodiet jautājumus: vai projektu speciālisti informāciju par projektiem un plāniem glabā dažādās sistēmās un Excel failos? Vai iepirkumu speciālisti skaita iepirkumu datus Excel tabulās, vai budžeta plāni un izpildes dati tiek uzturēti Excel failos? Vai informācijas pieprasīšana, apkopošana un saņemšana prasa ilgu laiku un manuālas darbības? Pozitīvas atbildes uz šiem jautājumiem nozīmē, ka jūsu organizācijai ir jāpievērš uzmanība procesu automatizācijai un jāplāno to optimizācija vai transformācija. Vidēji darbinieks profesijās, kurās galvenais darba resurss ir zināšanas, aptuveni 60% sava laika iztērē tādām ar darbu saistītām aktivitātēm kā dokumentu meklēšana un prioritāšu organizēšana, savukārt tikai 40% laika atliek produktīvam darbam. Līdz ar to rodas paradokss – lai gan pārmaiņu ieviešana aizņem laiku, vēlāk tas atmaksāsies, jo tiks samazināts lieko darbību apjoms, kas kavē pienākumu izpildi.
Nereti darbinieki daudz laika pavada, piemēram, aizpildot daudzas Excel tabulas, kā arī salīdzinot, pārsūtot un apkopojot datus, lai no vāji strukturētas failu jūras iegūtu vizualizētu un aktuālu informāciju. Tātad – ievērojama daļa no darba laika tiek patērēta neefektīvi, veicot darbības, ko pēc būtības varētu neveikt. Iemesli tam var būt dažādi, piemēram, darbinieku ieradums strādāt tā, kā ierasts, vai uzņēmuma vadības un īpašnieku nevēlēšanās aktualizēt pastāvošo problēmu un meklēt risinājumus darba efektivizācijai, vai visos uzņēmuma līmeņos valdošs zināšanu trūkums par to, kā uzlabot esošos procesus.
Pateicoties dažādām mūsdienu tehnoloģijām, ir iespējams izskaust manuālas, monotonas darbības un atvēlēt laiku produktīvam darbam. Tomēr, par spīti ieguvumiem, uzņēmumi arvien mēdz kūtri uztvert pārmaiņu ieviešanu.
Straujajā mūsdienu ritmā ir svarīgi apstāties, lai pievērstu uzmanību tam, kā tiek organizēti procesi. Risinājumi var būt dažādi, piemēram, sistēmu savstarpēja integrācija, ātro lietotņu izstrāde, viedā automatizācija vai arī pozitīvas izmaiņas pašā procesā.
Uzlabojot un transformējot procesu pēc procesa, efektivitāte pieaugs, darbinieki uzņēmumu sāks redzēt kā pievilcīgāku darba devēju, un to novērtēs arī uzņēmuma klienti.