Ir starptautiski novērtēti
Latvijā konferenču organizēšanas nozarē kapacitātes ziņā viens no lielākajiem šī pakalpojuma sniedzējiem ir viesnīcu tīkls Radisson Blu, kura rīcībā ir gandrīz 4000 kvadrātmetru konferenču telpu, kā arī 571 istaba klientu izmitināšanai. Kā norāda Andis Ķielbickis, savulaik konferenču pieprasījums bijis skaidrs un vienkāršs, respektīvi, klientiem bija nepieciešama telpa, ekrāns, tāfele, rakstāmpiederumi, projektors un pārsvarā divas kafijas pauzes. Pēdējos gados pieaug tendence šim pakalpojumam apaugt ar plašāku piedāvājumu klāstu. Ja nepietiek resursu klienta vēlmju un prasību izpildei, tiek piesaistīti līgumpartneri. Radisson Blu konferenču pārdošanas praksē tikuši piesaistīti arī, piemēram, dizaineri, kuri konferencei izstrādā skatuves noformējumu ar vizuāliem un skaņas efektiem.
«Kā pakalpojumu sniedzējs klientam piedāvājam visu viņam nepieciešamo spektru. Starptautiskā līmenī tas mūs padara par konkurētspējīgiem, reizēm pat unikāliem, jo ir viesnīcas - piemēram, tuvākie konkurenti Skandināvijā un Centrāleiropā -, kas šādus pakalpojumus nepiedāvā. Ja klients vēlas, varam izdekorēt konferences telpas, nobrendot sienu, instalēt ekrānus, pēc noteiktiem parametriem izbūvēt un iekārtot izstādes stendus,» stāsta A. Ķielbickis un piebilst: «Kā kompleksa pakalpojuma sniedzēji esam novērtēti arī starptautiskā līmenī. Klientam ir izdevīgi vienā līgumā ietvert visus vēlamos pakalpojumus, arī tos, kurus kā viesnīcu tīkls ar savu resursu iespējām tieši neapkalpojam.»
Funkcionalitāte atšķiras
Var uzskatīt, ka pakalpojuma pamats ir atbilstošas telpas, kuru funkcionalitāte atkarīga no pasākuma organizatoru mērķiem un pašiem konferences dalībniekiem. Ir būtiski izprast konferences raksturu, piemēram, cik līdzatbildīgi un aktīvi būs tematiskajā saturā iesaistītie - vai ir paredzēts dalībniekiem uzdodot jautājumus, piedalīties paneļdiskusijā, vai arī tā būs tikai informatīva konference. «Funkcionalitāte var būt dažāda, piemēram, lielā U veida telpā var izvietot, sākot no 150 cilvēkiem. Līdz 1300 cilvēkiem izvieto tradicionālajā teātra telpā - šādam veidam būs maksimālā kapacitāte jebkurā telpā, savukārt klases telpā kapacitāte samazinās divkārt. Ir O veida sapulču telpas. Ja kāds apgalvo, ka jebkura veida konferenci var apkalpot ar kapacitāti līdz 1300 cilvēkiem, tā nebūs taisnība, tāpēc klientam jautājam, kādas formas telpu un kādu aprīkojumu viņš vēlas,» paskaidro A. Ķielbickis.
Viesnīcas Radisson Blu Hotel Latvija otrajā stāvā ir 15 konferenču zāles. Vienā stāvā konferenču telpas izvietotas ar nolūku, lai delegātiem nebūtu jāpavada laiks, meklējot telpas vai kolēģus. Īrējot telpas, klients attiecīgajā laikā noīrē visu stāvu, pārējās telpas var tikt izmantotas arī ēdināšanai, izstādei vai produktu prezentācijai. «Mūsu konferenču telpu priekšrocība salīdzinājumā ar citu šajā nozarē strādājošo piedāvājumu ir apjomīgs daudzums ar telpām vienā stāvā, kur bez pasākuma dalībniekiem piekļuve konferenču centram tiek nodrošināta tikai mūsu pašu darbiniekiem ar īpašām atpazīšanas zīmēm,» norāda A. Ķielbickis.
Radoši un konfidenciāli
Konferenču tehniskais pamataprīkojums Radisson Blu piedāvājumā jau ir iekļauts telpu īres cenā. «Piedāvājam arī papildaprīkojumu - bez projektora un ekrāna tie ir mikrofoni, tulkošanas iekārtas, papildu projektori, pārnēsājamie datori, balsošanas iekārta, skaņas un gaismas iekārtas un pat dīdžeja pults. Komplicētiem pasākumiem ar specifiskām vajadzībām aprīkojumu izīrējam no zināmām kompānijām, un šāda veida sadarbība notiek pat starptautiskā līmenī,» stāsta A. Ķielbickis un piebilst, ka tehnisko aprīkojumu ir nepieciešams atjaunot katru otro gadu.
Ekskluzīvs konferenču centru pakalpojums ir konfidencialitāte. To pieprasa aizvien vairāk klientu konkrētās darbības sfērās - piemēram, informācijas tehnoloģiju, banku sektorā, farmācijas nozarē. «Klientiem ir būtiski apspriest savu produktu jauninājumus, rezultātus, mērķus, un mūsdienu konkurences apstākļos ir vitāli svarīgi tos paturēt slepenībā. Reizēm kā pielikumu konferenču līgumam mums liek parakstīt arī konfidencialitātes līgumu. Ir kompānijas, kas kā maksas pakalpojumu pieprasa nodrošināt apsardzes servisu,» izklāsta A. Ķielbickis.
Ļoti svarīgs aspekts konferenču pārdošanas nozarē ir arī ēdināšana. «Piedāvājam sezonālu, veselīgu ēdienu, arī speciālas diētas. Gan ēdienkartes, gan receptūru simtprocentīgi nodrošinām paši, jo gribam garantēt ēdiena izcelsmi un kvalitāti,» norāda A. Ķielbickis un stāsta, ka ir izstrādātas arī veselīgās ēdienkartes, kurās konferences dalībnieks pats var kombinēt sev vēlamo ēdienu no piedāvātā sortimenta. Īpaši tiek pievērsta uzmanība pat tam, lai maltīte būtu gana sātīga un sekmētu, nevis bremzētu domāšanas procesus.
Pieprasa kvalitāti
Savulaik pieprasījums pēc konferenču telpām balstījās uz Austrumeiropas un Krievijas tirgu ar specifiskām klientu vajadzībām pēc lielas ietilpības viesnīcām. «Varējām konkurēt pat ar Turciju un Ēģipti, taču pēdējos divos gados Krievijas tirgus segments izpaliek,» atzīst A. Ķielbickis. Tagad Radisson Blu konferenču pakalpojumus visvairāk pērk Vācijas, Norvēģijas, Zviedrijas, Lielbritānijas klienti.
Dienas aptaujātie konferenču pārdošanas speciālisti Jūrmalā un Siguldā apliecina - pieprasījums pēc konferenču telpām pēdējā laikā nav mazinājies. Šajā nozarē ļoti svarīga ir reputācija, un to, iespējams, palīdzēja nostiprināt pērn notikušie Latvijas prezidentūras Eiropas Savienības Padomē pasākumi. «Pērn un šogad konferenču pieprasījums audzis,» apliecina Baltic Beach Hotel sabiedrisko attiecību speciālists Valērijs Roze un turpina: «Pērn arī sākām piedāvāt jaunu konferenču pakalpojumu ar citādu pieeju, kas ietver veselīga dzīvesveida un spa pakalpojumus. Tas ir pieprasīts un liecina, ka klientiem aizvien svarīgāka kļūst augsta kvalitāte.»